PRIVACY POLICY

(ENGLISH VERSION)

Gardea Law, PLLC
Last Updated: November 21, 2025

Gardea Law, PLLC (“Gardea Law,” “we,” “us,” or “our”) respects your privacy and is committed to protecting the personal information you share with us. This Privacy Policy explains how we collect, use, share, and protect information when you visit gardea-law.com (the “Site”), submit information through our contact form, communicate by phone, SMS/text message, email, video conference, or interact with us in any other way.

By using our Site or providing information to us, you agree to this Privacy Policy.

1. Who We Are & Contact Information

Gardea Law, PLLC
Email: info@gardea-law.com

If you have questions about this Privacy Policy or how your data is handled, contact us at the email above.

2. Information We Collect

We collect information in three ways:

2.1 Information You Provide Directly

This includes information you give us when you:

Submit the Contact Us form
Request or book a consultation
Communicate with us by SMS/text, phone, email, WhatsApp, or video
Provide documents or case-related materials
Respond to an SMS or email requesting consent
Give verbal consent to receive text messages

Information may include:

Name, phone number, email address
Preferred language
Immigration or case-related information
Appointment preferences
Attachments or documents
SMS consent responses (“YES,” “STOP,” “HELP,” etc.)

Do not submit highly sensitive identifiers (e.g., SSN, A-number) unless specifically requested. We will guide you to secure upload methods when necessary.

2.2 Information Collected Automatically

Our Site may collect information using cookies, analytics tools, and server logs, including:

IP address and approximate location
Browser type, device type, operating system
Pages visited and time spent on the Site
Referring and exit pages
Basic usage, performance, and security data

We use this to maintain security, improve functionality, and understand visitor behavior.

2.3 Information We Receive from Third Parties

We may receive information from:

Scheduling tools (e.g., Zoom)
SMS and phone carriers (e.g., Zoom Phone)
Referral sources such as attorneys or organizations
Professional service providers with your consent

All data received is treated according to this Privacy Policy.

3. How We Use Your Information

We use your information to:

Respond to inquiries
Schedule and manage consultations
Provide legal services
Send SMS/text updates if you have opted in
Request documents or information
Maintain accurate internal records
Improve the Site’s performance
Meet legal, ethical, and regulatory obligations

We do not sell personal information.

4. SMS/Text Messaging & Zoom Phone Compliance

Gardea Law sends SMS/text messages only when you have provided explicit prior consent. Text messages are used solely for lawful, case-related communications.

4.1 How We Use SMS

If you opt in to receive SMS messages, we may send:

Appointment reminders
Consultation confirmations
Case status updates
Intake follow-ups
Document requests
Urgent time-sensitive instructions

All messages are one-to-one and informational, never promotional.

4.2 How We Collect SMS Consent

A. Website Consent

The contact form includes a voluntary checkbox stating:

“I agree to receive SMS/text messages from Gardea Law, PLLC related to my case or inquiry.”

This checkbox is not pre-selected
Users must actively opt in
Consent is stored along with the form submission

B. Email Consent

We may request consent through email.
Consent is valid only if the individual replies with a clear affirmative statement, such as:

“YES, I consent to receiving text messages.”

The email thread is retained as documented proof.

C. Verbal Consent

During a phone or video call, we may ask:

“Do you agree to receive SMS/text messages from Gardea Law, PLLC related to your case or inquiry?”

We record the verbal “yes” or “no” in our internal notes.

4.3 Opt-Out Instructions

You may opt out of SMS communication at any time by replying:

STOP — permanently ends SMS communication
HELP — provides assistance

Message and data rates may apply.

Opting out of SMS does not stop necessary communications through email or phone.

4.4 SMS Data Handling

Text message content may be stored in your client file for:

Legal recordkeeping
Ethical compliance
Documentation of communications

We do not sell, trade, or share SMS consent with third parties for marketing.

No mobile information will be shared with third parties/affiliates for marketing/promotional purposes. All other categories exclude text messaging originator opt-in data and consent; this information will not be shared with any third parties

5. How We Share Your Information

We share information only when reasonably necessary:

5.1 Service Providers

Trusted service providers may receive limited data to help us operate, including:

Website hosting
Email and calendaring tools
Zoom Phone / Zoom Communications
Cloud storage
Scheduling tools
Cybersecurity and IT services

These providers are required to protect your information.

5.2 Legal-Service-Related Sharing

We may share information with:

Co-counsel or local counsel
Experts, translators, or interpreters
Courts and tribunals
USCIS, EOIR, DOS, or other agencies
Opposing counsel when required

5.3 Legal Requirements

We may disclose information when necessary to:

Respond to legal requests
Comply with the law
Prevent fraud or security threats
Protect rights and safety

5.4 No Selling of Personal Information

We do not sell personal information to any third party.

6. Cookies and Tracking Technologies

Our Site may use:

Cookies
Analytics tools
Web beacons
Session identifiers

Cookies help us:

Improve navigation
Track usage analytics
Enhance performance
Remember user preferences

You may disable cookies through your browser settings, but some features may not work correctly.

7. Data Retention

We retain information as long as necessary to:

Provide legal services
Comply with attorney ethical obligations
Maintain required records
Resolve disputes
Meet regulatory requirements

Retention periods vary by information type.

8. Data Security

We use administrative, technical, and physical safeguards to protect your information. While no system is completely secure, we take reasonable steps to reduce risk.

If you believe your information has been compromised, contact us immediately at info@gardea-law.com.

9. Attorney–Client Relationship & Confidentiality

Submitting a form or contacting us does not create an attorney–client relationship.
Representation begins only after:

A conflict check
Acceptance of representation
A signed engagement agreement

We treat all information confidentially in accordance with legal and ethical rules.

10. Children’s Privacy

We do not knowingly collect information from children under 13.
If we discover such data, we delete it promptly.

11. Your Rights & Choices

Subject to applicable law, you may:

Request access to your information
Request corrections
Request deletion (with limitations)
Change communication preferences
Opt out of SMS anytime by replying STOP

Contact info@gardea-law.com to exercise these rights.

12. Third-Party Links

Our Site may contain links to external websites. We are not responsible for their privacy practices.

13. International Users

If you access the Site from outside the U.S., your information may be transferred and processed in the United States.

14. Changes to This Privacy Policy

We may update this Policy from time to time.
The updated date will reflect the latest revision.

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PRIVACY POLICY

(SPANISH VERSION)

Política de Privacidad
Gardea Law, PLLC
Última actualización: [Mes Día, Año]

Gardea Law, PLLC (“Gardea Law,” “nosotros,” o “nuestro”) valora su privacidad y se compromete a proteger la información personal que usted comparte con nosotros. Esta Política de Privacidad explica cómo recopilamos, usamos, compartimos y protegemos la información cuando visita gardea-law.com, envía un formulario, o se comunica con nosotros por teléfono, SMS/mensaje de texto, correo electrónico o videoconferencia.

Al utilizar nuestro sitio o proporcionarnos información, usted acepta esta Política de Privacidad.

1. Quiénes Somos & Cómo Contactarnos

Gardea Law, PLLC
Correo electrónico: info@gardea-law.com

2. Información que Recopilamos

2.1 Información que Usted Proporciona Directamente

Incluye la información que usted nos da cuando:

Envía el formulario de contacto
Solicita una consulta
Se comunica por SMS, llamada, correo electrónico o videollamada
Envía documentos o información relacionada con su caso
Responde a nuestro correo electrónico solicitando consentimiento de SMS
Da consentimiento verbal para recibir mensajes de texto

La información puede incluir:

Nombre, número de teléfono, correo electrónico
Idioma preferido
Detalles relacionados con su caso
Documentos o archivos enviados
Respuestas de consentimiento explícito (“SÍ,” “STOP,” “HELP,” etc.)

2.2 Información Recopilada Automáticamente

El sitio puede recopilar:

Dirección IP
Tipo de navegador y dispositivo
Páginas visitadas
Tiempo en el sitio
Datos de rendimiento y seguridad

2.3 Información de Terceros

Podemos recibir información de:

Plataformas de programación o videoconferencia
Proveedores de servicios telefónicos/SMS como Zoom Phone
Referencias profesionales
Otros proveedores autorizados

3. Cómo Usamos su Información

La usamos para:

Responder consultas
Proporcionar servicios legales
Enviar recordatorios o mensajes informativos
Enviar mensajes de texto si usted ha dado su consentimiento
Solicitar documentos
Registrar la información necesaria para su caso
Cumplir con leyes y obligaciones profesionales

Nunca vendemos su información.

4. Política de SMS/Mensajes de Texto & Cumplimiento de Zoom Phone

Gardea Law envía mensajes SMS solo cuando usted ha dado su consentimiento previo y explícito.

4.1 Cómo Usamos los SMS

Podemos enviar:

Recordatorios de citas
Confirmaciones
Actualizaciones sobre su caso
Solicitudes de documentos
Instrucciones urgentes relacionadas con su caso

Nunca enviamos mensajes de mercadeo o publicidad.

4.2 Cómo Obtenemos el Consentimiento

A. Consentimiento en el Sitio Web (Casilla)

El formulario incluye una casilla voluntaria:

“Acepto recibir mensajes SMS/texto de Gardea Law, PLLC relacionados con mi caso o consulta.”

Debe marcarse manualmente. La información se registra junto con el formulario.

B. Consentimiento por Correo Electrónico

Pedimos permiso por correo electrónico.
El consentimiento es válido solo si responde afirmativamente:

“SÍ, autorizo mensajes de texto.”

C. Consentimiento Verbal

Durante una llamada podemos preguntar:

“¿Está de acuerdo en recibir mensajes SMS/texto de Gardea Law, PLLC relacionados con su caso o consulta?”

Registramos su respuesta internamente.

4.3 Cómo Cancelar (Opt-Out)

Puede cancelar los mensajes en cualquier momento respondiendo:

STOP — detener mensajes
HELP — asistencia

Pueden aplicar tarifas de su operador.

4.4 Manejo de Datos SMS

El contenido puede guardarse como parte de su expediente legal.
Nunca vendemos ni compartimos su consentimiento con terceros para publicidad.

5. Cómo Compartimos su Información

Podemos compartirla únicamente cuando es necesario:

Proveedores de servicios (Zoom, hosting, correo, etc.)
Coabogados, intérpretes o expertos
Cortes, USCIS, EOIR, DOS, u otras agencias
Según lo requiera la ley

Nunca vendemos información.

6. Cookies y Tecnologías de Rastreo

El sitio puede usar:

Cookies
Herramientas de análisis
Balizas web

Puede desactivarlas desde su navegador.

7. Retención de Datos

Retenemos su información mientras sea necesaria para:

Proporcionar servicios legales
Cumplir con reglas éticas de abogados
Cumplir con leyes federales y estatales

8. Seguridad

Usamos medidas razonables para proteger su información.
Si sospecha un problema, contáctenos inmediatamente.

9. Relación Abogado–Cliente

Enviar un formulario o mensaje no crea una relación abogado–cliente.
La relación inicia solo después de:

Revisión de conflictos
Aceptación del caso
Firma del acuerdo de representación

10. Privacidad de Menores

No recopilamos información de menores de 13 años intencionalmente.

11. Sus Derechos

Dependiendo de su ubicación, puede:

Acceder a su información
Solicitar correcciones
Solicitar eliminación (con excepciones legales)
Cancelar SMS respondiendo STOP

Para ejercer sus derechos: info@gardea-law.com

12. Enlaces de Terceros

No somos responsables por las políticas de privacidad de sitios externos.

13. Usuarios Internacionales

Si accede desde fuera de EE.UU., su información puede procesarse en Estados Unidos.

14. Cambios a Esta Política

Actualizaremos este documento cuando sea necesario.
La fecha “Última actualización” reflejará la versión vigente.

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